内容当然是求职信写作中最重要的方面。不过，你也应该了解一些关于英文求职信的格式问题。你想依靠内容吸引读者的注意，但是有时求职信的古怪格式也会吓跑读者。在讨论了格式后，我们会研究关于求职信文体的一些重要问题。
格式
英文求职信的版式
英文求职信的版式可以无需太多的变化，但必须保持版面的严肃与易读。招聘方一直强调，他们希望求职信易于阅读，可以快速地了解必要的信息。
下面是所有求职信的基本样式：
求 职 信
自上而下的排版内容
这里展示的求职信排版样式是我们比较推崇的，因为这显得个性化、不呆板。所有与接收方有关的信息都在版面的左边，所有与发信人有关的信息都在版面的右边，这个排版效果显得简洁而不混乱。不过，很多公司在他们的商业信函中使用的排版样式是纯粹的模块风格，在这种排版样式中，除了日期之外的所有信息都放在版面的左边。这种排版样式来源于老式的电动打字机，因为这种打字机打满一行后就会自动回到左边。我们认为，这种排版样式更适合于平常的书面交流，而不是需要显示个性的首次接触。不管哪种样式更适合你，但都需要使信件易于阅读。
发信人的姓名与地址
你的姓名应该在信函的最上面，置于地址前，同时在信函的末尾还需重新出现。这是因为在谈话前你总是要先介绍自己。你也希望一开始招聘方就知道你的交流对象是谁。末尾部分的姓名是一种再次提醒，同时也有助于使你的签名更加清晰。在英语国家里，人们通常有教名、当中的名字及姓。在越来越国际化的文件中，“姓”通常置于名字的最后面。在英文中，不管使用何种命名法：
教名在最前面。
当中的名字在中间——如果你有当中的名字。
姓在最后面。
我们通常需要提供电话号码与Email地址，作为地址的一部分。如果你申请跨国职位，那么你就应该在电话号码中包含你所在国家的区域代码。有些求职者认为最好还是将电话号码放在信函的末尾，置于打印姓名的下方，因为这就好似在信函结束时说“请给我回电”，这也有一定的道理。
需要提醒大家注意的是，尽管在有些国家，城市名都是大写的，但在英语国家里，很少将城市与国家名全部大写。总之，求职信的所有内容都应该显得严肃庄重。Joao Reis Oliveira的求职信与简历中的姓名地址部分可以作为我们的参考：
与公司一样，现在越来越多的个人都倾向于使用固定格式的信函标头。他们可以将姓名与地址置于信函的正上方或侧上方，作为一种标识语。如果你也采取这种方式，请注意字体应清晰易读。尽量不要使用斜体或美术体，例如下面的这些就有些让人难于识读：
日期
这无需太多的解释，但是要记住不要只写数字。写简历或求职信，并不像填写驾驶执照表格。你应该将月份拼写出来，并将第一个字母大写。在国际商业信函中，月份放在前面还是中间并不是很重要，但是这种方式有助于读者方便地阅读，不用去考虑数字问题，同时也显得个性化。如果只使用数字的话，由于各国的习惯用法不同，你可能难以确定7/11究竟是7月11日，还是11月7日。
接收方的姓名地址
记住，应该将收信人的姓名放在其职位前面，职位后面是地址。你应该设法找出求职信递送对象的姓名，而且应该是全名。如果收信人在阅读你的求职信时，发现你递送的对象是公司，那他可能就会认为你对这份工作缺乏兴趣，因为你至少没有打电话、写信或发送Email邮件来查寻求职信的递送对象。递送到职位名称的求职信，例如人力资源部经理，会显得稍好一些，但这没有体现出公司希望的你对这份工作的投入与关心。你应该记住，如果你在早晨收到数份邮件，你总是会先阅读署你名字的邮件，而不是那些署名“亲爱的房主”或“亲爱的住户”的邮件。这些邮件只能算是例行“公文”或“邮寄宣传品”，很快就会在垃圾箱里找到它们的安身之所。在下面的例子中，亨利·福克斯先生如果收到这封信件的话，他至少会看看信件的开篇部分。
了解递送对象的全名也是很重要的。在上面的例子中，使用全名可以避免信件投送到福克斯夫人处，当然这里的总经理正好是位男士。但是问题并没有这么简单，因为在国家间交流时，一个国家的男性名字可能正好是另一个国家的女性名字。例如，“Jean”是法国男性的名字，而在英国或美国，则是女性的名字，尽管“Gene”(与Jean发音差不多)在英语国家中是男性名字。Leslie或Lesley则既可以是男性，也可以是女性。在其他语言中，例如匈牙利语和芬兰语，人们很难根据姓氏来区分性别。因此，在申请跨国工作时，可能会出现很难区分求职者与自荐材料递送对象性别的情况。从某种意义上说，使用全名有一个好处，就是有助于避免产生性别歧视的误解。此外，你千万不能将求职信或简历递送对象的性别混淆，将男士称为“夫人”，将女士称为“先生”。
问候语
知道在国际英语环境中如何称呼对方很重要，也很简单。
先生(Mr.) 用于所有男性的姓氏前
夫人(Mrs.) 用于所有女性的姓氏前，如果你通过各种途径知道她已婚的话。
女士(Ms.) 用于所有职业女性的姓氏前， 如果你不知道她是否已婚。
小姐(Miss) 在书面文字中不要使用，除非对方要求你这么称呼。
如果写信给亨利·福克斯，在姓名和地址后，你可以用这样的问候语来开始你的谈话：
Dear Mr.Fox
在英语环境中，“Dear Mr.,Dear Mrs. or Dear Ms”是固定的问候语。千万不要忘记在姓氏前加上“Dear”，否则就会显得没有礼貌。如果你不知道公司人事部经理的姓名，那么就一律用“Dear Sirs”。这是收信方为公司时的通常做法。但是要记住，递送给公司的求职信通常不会引起对方的兴趣。所以你最好还是设法查询到具体人的姓名，这项工作应该在准备简历材料阶段就已经完成的。
求职信的正文与结尾
我们已经从内容的角度讨论了很多关于这方面的问题。这里需要再提醒大家的就是文字输入问题：段落首行缩进与空行。这一点大家很好理解。现在大多数信函在一个段落内通常是不空行，而在段落间则空一行，本书中所举的大多数例子都是按照这种输入方法排版的，因为段落内不空行，我们可以有更多的空间在一段内表达完整的思想，不致使一个段落分隔到不同的页面上；而段落间空一行，可以使信函主体内容思想自然分成若干部分，易于阅读。首行缩进与段落间空行也无需太复杂，因为其根本目的就是使内容易读易懂，利于表达思想就可以了。
请看下面的例子：
不管是首行缩进还是段落间空行都无需太复杂，而且会使得信件不易阅读。但是，只要各段落分离出易于理解的中心思想，空行或不空行都无所谓。
信函末尾表示敬意的俗套语
这种俗套语可以有很多种表达方式，但对于求职信而言，只要用“诚挚的”的就可以了。现在也有很多关于在商业文体中不同地址与问候语表达方式的资料。在英国，如果写信对象是公司或职位的话，通常应使用“忠诚的”。不过因为你的递送对象很具体，所以你还是署上“诚挚的”为好。
签名
这无需更多的解释。只要记住签名应在打印姓名的上方就可以了。
打印姓名
打印姓名的位置就在示敬俗套语的下方，但中间要留出足够的空间用于手写签名。记住，这里姓名不用大写。
附件
如果想说明你的自荐材料除了求职信外还有简历，那么就在求职信版面的末端打上“附：个人简历”。打印位置应在姓名下面靠左边。
关于版式问题的最后两点说明
求职信应该手写还是打印？
我们在第二章中已经讨论过这个问题，这里只不过是重申一下。我们的建议是：在申请跨国职位时，求职信与简历通常都应该打印出来。国际商务都是通过打印材料来完成的。显而易见，网络求职的所有内容都需要计算机输入。只有在公司招聘广告中有要求时，你才可以手写求职信。
求职信中可以出现“主题”标题吗？
我们的回答是：不! 你可以在求职信或简历中加上工作意向标题，但“主题”标题通常用于公司间很正式的通信中。求职信是一种个人信函和自荐文件，招聘方可以在第一段文字中了解你的目的。
文体
本书中所列举的很多例子都可以帮助你很好地了解关于求职信的文体问题。写作文体属于个性化问题，公司聘用的也是具有个性的人才。如果我们还可以提出什么建议的话，那就是要：
1“谈吐”自然。
2直截了当。
3 删除可有可无的话与连词。
4 使用主动语气，而非被动语气。
“谈吐”自然
写作时还要与谈话时判若两人。求职信是你与招聘方的首次接触交流机会，这有别于你的学校论文或诗歌——除非你本来就习惯于诗歌式的写作方法。参加我们研讨班的学员通常出现的问题就是他们将求职信写成了讲演稿或教学材料。为了体现他们对所申请行业的了解，他们就在求职信中加入了一段文字，但看起来好像是从商业杂志上抄袭过来的。这会引起招聘方的反感。不要忘记他们想了解的是你，而不是他从事的行业。因此，你应该将对行业的了解与本人情况结合起来，体现可以为公司提供的帮助。Marie Taillat在求职信中体现了她对照相复印技术的了解，但她并没有闪烁其词，总是将她对技术的了解与本人的工作紧密地结合起来。
千万不要“旁敲侧击”。不要认为类似侦探小说的求职信可以吸引招聘方的注意力。记住我们在第二章中得出的经验教训。实际上，你只要直接向招聘方说明你需要什么、为什么需要、为什么应该得到就可以了。我们在前面讨论过，应该依靠具体的事实、数据来证明你具有求职信中所表达的才能。
不过，“旁敲侧击”的情况还是会经常发生，这是因为我们使用了从书本上搬来的表达方式，但这种表达方式并不适合需要体现的思想内容。在非英语母语的求职者中，这种情况更为普遍。典型的例子就是，“我盼望(look forward to)您的来信”，或“如果需要详细资料，请不要迟疑(hesitate)”。这些表达方式在英文中很常见，但并不适合求职信。在求职信的末尾出现这样的表达，甚至显得有些傲慢。你为何不坦诚地说，“请尽快与我联系”，或“如果需要，我随时可以提供更详细的简历材料”呢？
再次提醒：与招聘方交流时要坦诚直率!
删除可有可无的话与连词
许多求职者在写作求职信时堆积了很多词语，但并没有体现真正的思想，这是因为他们在写作时忘记了如何是在与他人进行交流。在表达某些重要内容时，可以使用形容词，这有助于更好地体现个人能力或工作业绩，但要适可而止。
像“与(and)、同时(as well as)、但(but)”之类的连词显得很直接，在求职信写作时可以用得上，但很多人认为他们需要通过像思辨一样的逻辑来引导读者，于是他们就求助于“此外(moreover)、除了(besides)、因此(therefore)、所以(thus)”之类的表达方式。这些表达方式在学术论文中也许很适用，但在推销游说中则不会收到太好的效果。如果写作前进行过充分的准备，你不用担心求职信的思路不清。像“我进行过两年的市场调查研究，因此可以胜任贵公司市场部的工作”这样的句子是求职信中的败笔。首先，这属于逻辑推理，不是事实根据。“因此”听起来总好像是想将别人引入某个圈套。如果将事实与个人自信联系起来，效果会好得多。请看下面的例子：
坐在面试者面前时，我们中有多少人会说：“我做过这件事，因此我能胜任这项工作。”几乎所有的人都会说：“我在这项工作方面的经历为我从事贵公司的工作做好了准备。”
使用主动语气，而非被动语气
Marie Taillat在上面例子的第二个句子中就使用了更为主动的语气，给读者留下了一个更为令人信服的印象。她是在自我推销! 她这种直截了当的语气就好像一位除草机推销员在说：“这种马力强劲的引擎可以轻而易举地锄完1500平方米的草地。”实际上，Marie Taillat在第二个句子中使用的就是我们在第四章中讨论过的流程式分析法。我们在工作分析中运用的这种流程式句子在这里得到了很好的体现，引导读者从一系列的事实中很快得出结论。这样的句子读起来显得生动、有活力。 |
