有些部门的新闻发布会是例行的，有固定的时间，如外交部新闻发布会，国台办新闻发布会，不存在考虑选择什么时间举行更合适的问题。但如果不是例行的新闻发布会，就要考虑这一问题了。
举行新闻发布会的目的，一是本部门有新的举措，希望媒体报道，以扩大舆论影响，二是澄清事实，以正视听。如果没有其他更好的新闻发布形式达到宣传的目的，就应该考虑举行新闻发布会。新闻发布会的主题要突出，如果主题不明确，为开而开，是不可取的。有些部门和企业有时并没有重大的新闻，但为了保持一定的影响力，为显示自己的存在，没话找话，时不时地开个发布会。这样做，效果可能会适得其反。
在下面几种情况下，一般可积极考虑举行新闻发布会：
(1)重要会议结束前后。召开重要会议，一定有很重要的内容，或与民众息息相关。会议前后举行新闻发布会，加强与民众的沟通，有助于得到民众的支持和理解。
(2)重要政策出台时，举行新闻发布会是必要的。
重要的政策，绝大多数需要取得社会的了解和认同，政策的内容需作广泛宣传。
过去，政府制订政策的过程往往是半透明的，外界对政策出台的背景、政策的内容、目的、作用等缺乏系统了解，猜测很多，政策出台后执行时有不少负面舆论。因此，在政策出台前举行新闻发布会，把该解释的讲清楚，既可树立本部门的开放形象，又可减少政策执行过程的阻力。
在新闻发布会上直接宣布新出台的政策和措施，是最吸引记者的做法。过去，各部门的重大政策和措施，有时以会议形式发布，有时以文件形式发布，有时则通过官方媒体发布。其实，这些内容大多都有很高的宣传价值，政策出台前，宜仔细分析一下，用什么方式对外发布能发挥最大的宣传效益。如果只用官方传媒对外发布的形式，外国记者会认为得到的是第二手资料，报道的兴趣会受影响，报道的倾向和详细程度也会打折扣。如果为了与记者建立相互信任关系，对外树立开放形象，提高宣传效益，可考虑把大部分即将出台的政策拿到新闻发布会上公布。这样做丝毫不影响官方传媒的权威，外国记者觉得有优先权。
(3)谣言横行时。
过去，我们有一套辟谣的方法，但多数是就事论事，消除负面影响的作用有一定局限。如果社会上的谣传涉及自己的部门，这时可选择的方法之一，就是举行一次或多次新闻发布会，既可辟谣，又可更系统充分地发布正面信息，解惑释疑。
(4)出现突发事件时。
突发事件包括突然发生的重大的政治社会事件、社会冲突、恶性事故、涉外和涉台港澳事件等。我们对突发事件的处理和报道，经历了一个从封闭到逐步开放的过程，现在逐步与国际惯例接轨。以往出现突发事件时，我们的处理方法尤其是对外新闻发布工作，有时给人留下我们在回避问题或在隐瞒事实的印象。
突发事件发生后，新闻官员应该第一时间到达现场，参与有关处理工作，了解事件发生和处理的全过程，并充分考虑事件的复杂性、敏感性和可能造成的影响，从有利于我国改革、发展和稳定，有利于维护我国的国际形象考虑，尽快制定出对外报道和新闻发布的方法。在这一前提下，事件的真相和处理进程，应及时、适当向新闻界通报。一般而言，突发事件及时向新闻界通报，利大于弊。这在后面“新闻发布策略”中还要专门论述。
在国外，由于政治经济的原因，任何突发事件发生后，都必须把面对传媒与处理事件一并考虑，把事件真相及时告诉公众，否则将承受很大的压力。 |
